PDF Architect stellt Ihnen ein leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, um Dokumente sicher zu unterzeichnen. Sie können ein Dokumentenpaket erstellen, das Folgendes enthält:

• Ihre Dokumente

• die spezifischen Anforderungen, wer das jeweilige Dokument unterzeichnen soll

• die Art der Unterschrift, die verlangt wird

Sie können während des „Erweitertes Senden“-Ablauf das Dokumentenpaket konfigurieren.

• Öffnen Sie den Reiter E-Sign.

• Wählen Sie Erweitertes Senden.

Ein Dokumentenpaket erstellen

Wenn Sie in PDF Architect ein Dokument geöffnet haben, wird es Ihrem Paket automatisch hinzugefügt.

• Klicken Sie auf Dokument hinzufügen, um die Dateien auszuwählen, die unterzeichnet werden müssen.

• Klicken Sie auf Dateien hinzufügen, um das Fenster zum Durchsuchen zu öffnen.

Ihre Dateien werden im nachfolgenden Fenster erscheinen. Diese werden Ihren Unterzeichnern in der Reihenfolge angezeigt, in der sie erscheinen. Sie müssen die Reihenfolge Ihrer PDFs hier einrichten.

• Klicken Sie auf ein Dokument.

• Verwenden Sie die Pfeile, um seine Position zu verändern.

• Mit der Option Löschen wird das markierte Dokument gelöscht.

• Mit Alle löschen können Sie alles aus der Liste löschen.

• Klicken Sie zum Fortfahren auf Speichern.

Sie können diese Liste jederzeit durch erneutes Klicken von Dokument hinzufügen bearbeiten. Für Ihre Dateien stehen ein paar Optionen zur Verfügung. 

• Klicken Sie den Pfeil neben jedem Dokument, um es zu erweitern.
  
  
  • Das Dokument wird zur aktiven PDF.

• Unter Titel können Sie diese umbenennen.

• Sie können eine Beschreibung hinzufügen.

• Zum Entfernen eines Dokuments aus Ihrem Paket, klicken Sie auf das X daneben.

•    Klicken Sie um zum nächsten Schritt überzugehen




Einrichten von Unterzeichnern und Unterschriften

In Schritt 2 werden Sie Ihrem Dokument Signaturfelder hinzufügen. In diesen Feldern werden die Empfänger Ihres Dokuments die Unterschrift leisten. Sie können einem Dokument so viele Signaturfelder hinzufügen, wie Sie möchten.

Unterzeichner sind die Personen, die Ihr Dokument erhalten werden. Sie werden jedes Signaturfeld einem Unterzeichner zuordnen. Sie müssen Ihre Unterzeichner in PDF Architect hinzufügen. Klicken Sie hier, falls Sie Hilfe dafür benötigen.

• Klicken Sie die Dropdown-Liste unter Unterzeichner wählen und wählen Sie einen aus. 

Sie können die Art der Unterschrift wählen. Sie können die Unterschrift oder die Initialen anfordern. Der Unterzeichner kann während des Signiervorgangs die ästhetischen Aspekte konfigurieren. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.  

• Klicken Sie die Dropdown-Liste unter Signaturfeld hinzufügen und wählen Sie eines aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen.

• Bewegen Sie Ihren Cursor auf Ihr Dokument und das Signaturfeld wird erscheinen.

• Klicken Sie mit der linken Maustaste und ziehen Ihren Cursor, um die Größe des Signaturfelds einzurichten.

• Lassen Sie die Maustaste los, um das Feld zu platzieren.

• Wählen Sie das Feld, während Sie im Bearbeiten-Modus sind, um es zu skalieren oder zu verschieben.

Sie können vorkonfigurierte Formularfeld hinzufügen, um Ihnen beim Erfassen von zusätzlichen Informationen zu helfen. Jedes Formularfeld ist mit einem bestimmten Signaturfeld verbunden.

• Wählen Sie im Bearbeiten-Modus eine Unterschrift.

• Öffnen Sie die Dropdown-Liste Formularfeld hinzufügen und wählen Sie eines aus.

• Klicken Sie auf Hinzufügen.

• Bewegen Sie Ihren Cursor und das Formularfeld wird in Ihrem Dokument erscheinen.

• Klicken Sie mit der linken Maustaste, um es zu platzieren.

Sie können außerdem die Größe der Formularfelder anpassen. Sie können Ihrem Dokument mehrere Signaturfelder hinzufügen. Jeder von Ihnen gewählte Unterzeichner wird seine eigene Farbe erhalten.

Alle Unterzeichner werden unten aufgeführt.

• Klicken Sie das X neben einem Unterzeichner, um ihn aus diesem Dokument zu entfernen.

Sie können die Anforderungen an Unterzeichner für Ihr Dokumentenpaket verwalten. Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren.

Sie müssen jedem Dokument im Paket Signaturfelder hinzufügen, die diese benötigen.

• Klicken Sie ein geöffnetes Dokument, um diesem Unterschriften hinzuzufügen.
  
  
  • Der Name des aktiven Dokuments wird oben in PDF Architect erscheinen.

 

Sobald Sie die Signaturfelder eingerichtet haben, können Sie fortfahren.

• Klicken Sie auf Schritt 3.

Senden des Pakets

Im letzten Schritt können Sie Ihrem Dokumentenpaket den letzten Schliff verleihen.

• Fügen Sie einen Paket-Namen hinzu, damit Sie den Überblick behalten.

• Unter Beschreibung können Sie eine Zusammenfassung des Dokumentenpakets einfügen.

• Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um ein Fälligkeitsdatum einzurichten.
  
  
  • Sollte es ablaufen, so müssen Sie ein neues Dokumentenpaket versenden.

• Wählen Sie Ihr Datum, indem Sie eine Zahl im Kalender wählen.

Sie können Ihren Unterzeichnern eine personalisierte Nachricht hinzufügen. Sie können außerdem die Sprache für die E-Mails ändern, die Sie zum Kontaktieren der Unterzeichner verwenden werden.

• Klicken Sie auf Hinzufügen.

• Klicken Sie, um eine neue Sprache auszuwählen.

• Fügen Sie Ihre Nachricht hinzu.

• Klicken Sie OK.

Sie können Ihr Dokumentenpaket vor dem Klicken von Versenden noch einmal überprüfen. Sie werden aufgefordert, PDF Architect zu autorisieren, ehe Sie das Paket versenden können.

• Wechseln Sie zwischen den Schaltflächen unter Vor Vollendung überprüfen.

Jeder Unterzeichner wird das Paket standardmäßig zur gleichen Zeit erhalten und kann es sofort unterzeichnen.

Sie können eine Reihenfolge des Unterzeichnens wählen. Jeder Unterzeichner wird das Dokumentenpaket erst dann erhalten, nachdem die Person vor ihm in der Liste das Unterzeichnen abgeschlossen hat.

• Setzen Sie ein Häkchen neben Reihenfolge des Unterzeichnens.

• Wählen Sie einen Unterzeichner.

• Verwenden Sie die Pfeile, um ihn in der Liste zu verschieben.

Sie müssen im Verlauf eventuell Änderungen vornehmen. Sie können immer zwischen den Schritten wechseln.

• Klicken Sie einen beliebigen Schritt, um dessen Optionen zu öffnen.

• Klicken Sie Paket senden, wenn Sie zum Fortfahren bereit sind.

Eine Zusammenfassung wird sich öffnen.

• Klicken Sie auf Modifizieren, wenn Sie Änderungen vornehmen möchten.

Wenn Sie dieses Dokumentenpaket später versenden möchten, dann können Sie Ihre Arbeit als Entwurf speichern, anstatt diese zu versenden. Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu erhalten.

• Klicken Sie In Entwürfen speichern.
  
  
  • Sie können aufgefordert werden, Ihre Dateien zu speichern.

• Klicken Sie auf Fertig, um E-Sign zu schließen.

• Wählen Sie Zu Entwürfen gehen, um Ihre Entwürfe anzuzeigen. 

Sie können dieses Dokumentenpaket wieder aus Ihren Entwürfen öffnen und zu jeder Zeit senden.

Wenn Sie sich in der E-Sign-Paketübersicht befinden, so können Sie Ihr Dokumentenpaket senden.

• Klicken Sie auf Senden.

Das folgende Fenster erscheint, während alles versendet wird.



Eine Bestätigung wird sich öffnen.

• Klicken Sie auf Schließen.

Sie haben nun Ihr Dokumentenpaket versendet!